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Hai lavorato a una gara d’appalto pubblica? Potresti avere diritto a un compenso che nessuno ti ha mai pagato
Un gruppo di funzionari di un’amministrazione periferica del Ministero dell’Interno ha gestito per anni gare d’appalto da milioni di euro. Hanno fatto programmazione della spesa, supportato il responsabile del procedimento, controllato le procedure di gara, verificato la conformità dei servizi resi. Tutto questo accanto al loro lavoro ordinario, per più anni di seguito. A fine anno, sulla busta paga, non hanno mai visto un euro a titolo di incentivo per quelle attività. Eppure la legge glielo riconosceva espressamente. Quando si sono rivolti al nostro studio, abbiamo scoperto che la loro amministrazione non aveva mai fatto nemmeno il primo dei passaggi previsti dalla legge: costituire il fondo, individuare il personale, attivare la contrattazione decentrata. Una situazione molto più comune di quanto si pensi nella pubblica amministrazione italiana.
Cosa sono gli incentivi per funzioni tecniche, in parole semplici
Quando una pubblica amministrazione bandisce una gara d’appalto, per costruire un’opera, gestire un servizio o acquistare beni, dietro le quinte ci sono dipendenti che lavorano a quella gara. Non solo gli ingegneri o gli architetti che progettano un’opera pubblica, ma anche i funzionari amministrativi e contabili che predispongono i bandi, gestiscono i contratti, controllano l’esecuzione. La legge italiana, da oltre vent’anni, riconosce a questi dipendenti il diritto a un compenso aggiuntivo rispetto allo stipendio ordinario. Si chiamano incentivi per funzioni tecniche e sono regolati oggi dall’art. 113 del Codice dei contratti pubblici (D.Lgs. 50/2016, per le gare bandite fino al 30 giugno 2023) e dall’art. 45 e Allegato I.10 del nuovo Codice (D.Lgs. 36/2023, per le gare successive).
Il meccanismo è semplice. Su ogni gara d’appalto, l’amministrazione mette da parte una piccola percentuale dell’importo a base d’asta (fino al 2 per cento) e la destina a un fondo. L’ottanta per cento di quel fondo deve essere distribuito al personale che ha materialmente svolto le attività tecniche e amministrative legate alla gara: il responsabile unico del procedimento, il direttore dell’esecuzione, chi predispone i bandi, chi verifica la conformità delle prestazioni, chi cura la programmazione. Il restante venti per cento finanzia innovazione e formazione.
Detto in modo ancora più diretto: se il tuo ufficio ha gestito un appalto da un milione di euro e tu hai contribuito alle attività tecniche, una parte di quei soldi è destinata per legge a te.
Perché tantissimi dipendenti pubblici non ricevono mai questo compenso
Il problema è che il diritto al compenso non scatta automaticamente. La legge impone alla pubblica amministrazione tre adempimenti precisi: deve adottare un regolamento interno, deve costituire materialmente il fondo accantonando le risorse, deve identificare con atto formale i dipendenti che hanno svolto le funzioni tecniche e poi liquidare le somme attraverso un percorso contabile abbastanza articolato.
Quando uno solo di questi passaggi salta, il pagamento non avviene. E nella pratica salta molto spesso. Le ragioni sono diverse: carenza di personale negli uffici contabili, mancanza di indicazioni operative chiare, sottovalutazione del problema, talvolta resistenza dei vertici a un esborso che incide sul bilancio. Il risultato è che migliaia di funzionari pubblici lavorano per anni a gare di appalto pubbliche senza ricevere un centesimo del compenso che la legge gli riconosce.
Per il dipendente, il danno è doppio. Da un lato, perde una componente accessoria della retribuzione che, su appalti di importo significativo, può raggiungere cifre rilevanti (parliamo, nei casi più importanti, di decine di migliaia di euro per ciascun dipendente). Dall’altro, ogni anno che passa porta più vicino il termine della prescrizione: i crediti retributivi accessori si prescrivono in cinque anni, e se non si interrompe formalmente il decorso del tempo si rischia di perdere definitivamente la possibilità di recuperarli.
Cosa succede se non si fa nulla
Se il dipendente non si attiva, l’amministrazione, salvo rarissime eccezioni, non si attiverà spontaneamente. Una volta superato il quinquennio dall’attività svolta, il credito si prescrive: anche con tutti i presupposti di legge a favore, non potrai più ottenere il pagamento. Nel frattempo, la stessa amministrazione continuerà a bandire nuove gare, e per quelle nuove, magari, comincerà a pagare regolarmente — lasciando un buco nel passato impossibile da colmare.
C’è di più. La giurisprudenza ha chiarito che il diritto del dipendente all’incentivo non nasce in modo automatico con la sola prestazione dell’attività: serve anche l’adozione del regolamento interno. Ma se l’amministrazione il regolamento non lo adotta, o non costituisce il fondo, il dipendente può comunque agire per ottenere il risarcimento del danno da inadempimento, con quantificazione che la giurisprudenza più recente (Cass. lav. n. 10222/2020; Trib. Termini Imerese n. 145/2024) parametra alle stesse regole del regolamento ministeriale di settore.
Tradotto: anche quando l’amministrazione non ha fatto nulla, il diritto al compenso si può difendere, ma solo se ci si muove per tempo.
Cosa si può fare, in concreto
La strategia operativa, basata sulla nostra esperienza nel settore, prevede tre passaggi distinti che possono essere svolti anche in parallelo:
1. Interruzione della prescrizione. Il primo atto da compiere è una semplice istanza scritta indirizzata alla propria amministrazione, con cui si rivendica formalmente il diritto e si interrompe il decorso dei termini. Non costa nulla, può essere inviata anche dal dipendente da solo, ma è essenziale per non perdere annualità che, in caso di azione collettiva, possono fare la differenza.
2. Accesso agli atti. Per costruire la pratica serve avere copia di tutti gli atti rilevanti: bandi di gara, determine di affidamento, eventuali ricognizioni interne, corrispondenza con il Ministero competente, ordini di servizio individuali. Lo strumento da utilizzare è l’istanza di accesso documentale ai sensi degli artt. 22 e seguenti della Legge 241/1990. Il dipendente ha titolo qualificato a ottenere questa documentazione, perché direttamente interessato.
3. Diffida formale e, in caso di inerzia, ricorso al Tribunale del lavoro. Una volta raccolti gli atti, si predispone una diffida con cui si chiede all’amministrazione di costituire il fondo, identificare formalmente il personale, attivare la contrattazione decentrata e liquidare le somme. In caso di mancato riscontro, il dipendente può ricorrere al giudice ordinario in funzione di giudice del lavoro per ottenere il pagamento o, in subordine, il risarcimento del danno. La giurisdizione è del Tribunale del lavoro perché si tratta di rapporto di pubblico impiego privatizzato.
Una soluzione che valutiamo sempre, prima del contenzioso, è l’apertura di un tavolo tecnico con l’amministrazione e con le organizzazioni sindacali: nella prassi ministeriale recente sono stati siglati accordi quadro che possono essere applicati anche al pregresso, e molte amministrazioni preferiscono una definizione concordata al rischio di un giudizio.
Quali sono le funzioni che danno diritto al compenso
Per capire se rientri tra i potenziali beneficiari, ecco una tabella di riferimento con le principali figure professionali e le percentuali di riparto del fondo previste dall’Accordo sindacale del 9 luglio 2025 per il personale del Ministero dell’Interno (criteri analoghi sono adottati nella maggior parte delle altre amministrazioni):
| Funzione tecnica | Percentuale del fondo incentivante |
|---|---|
| Programmazione della spesa per investimenti | 3% |
| Valutazione preventiva dei progetti | 12% |
| Predisposizione e controllo procedure di gara | 11–22% |
| Responsabile unico del procedimento (RUP) | 23–30% |
| Direzione dei lavori | 20% |
| Direzione dell’esecuzione del contratto (DEC) | 24% |
| Collaudo tecnico amministrativo | 19% |
| Collaudo statico | 12% |
| Verifica di conformità (servizi e forniture) | 21% |
I collaboratori del RUP e del DEC hanno diritto a una quota dell’incentivo previsto per la figura principale, variabile in funzione del numero di collaboratori coinvolti. La regola, importante, è che il personale con qualifica dirigenziale è escluso dall’incentivo: il beneficio riguarda solo il personale non dirigenziale.
Il risultato del caso seguito dal nostro studio
Nel caso di cui all’apertura, abbiamo ricostruito le attività svolte dai sei dipendenti su tre procedure di gara di importo cumulativo superiore a venti milioni di euro. Le somme rivendicate per il gruppo ammontano complessivamente a oltre centoquarantamila euro, distribuiti in modo differenziato fra i partecipanti in base ai ruoli effettivamente svolti. La pratica è in corso e abbiamo già ottenuto un risultato significativo sul piano probatorio: con un’istanza di accesso agli atti, autorizzata dalla stessa amministrazione, sono stati acquisiti documenti interni in cui il vertice riconosce espressamente di non aver mai costituito il fondo, di non aver identificato il personale, di non aver attivato la contrattazione decentrata. Una sorta di ricognizione confessoria che semplifica notevolmente la dimostrazione dell’inadempimento.
Il prossimo passaggio, già pianificato, è la diffida formale con apertura a una definizione conciliativa. In caso di mancato accordo, il ricorso al Tribunale del lavoro è già impostato.
Domande frequenti
Devo essere ingegnere o architetto per avere diritto agli incentivi tecnici?
No. L’art. 113 D.Lgs. 50/2016 e il nuovo Codice dei contratti pubblici riconoscono il diritto a qualunque dipendente pubblico non dirigenziale che svolga funzioni tecniche o amministrative nelle gare di appalto, incluse attività di supporto al RUP, predisposizione e controllo delle procedure, verifica di conformità, gestione contabile dei contratti. I funzionari amministrativi e contabili rientrano pienamente fra i beneficiari.
Spettano anche per le gare di servizi e forniture, o solo per i lavori pubblici?
Spettano anche per servizi e forniture, a condizione che nella gara sia stato nominato il direttore dell’esecuzione del contratto (DEC). Le grandi gare per servizi sociosanitari, accoglienza, manutenzione, pulizia, normalmente prevedono il DEC e quindi danno diritto agli incentivi.
Quanto tempo ho per chiedere gli incentivi non pagati?
I crediti retributivi accessori si prescrivono in cinque anni. Per fermare il decorso del tempo basta inviare una semplice istanza scritta all’amministrazione, in cui si rivendica formalmente il diritto. È un atto a costo zero ma fondamentale: senza interruzione, ogni anno che passa fa perdere un’annualità.
Posso chiederli se la mia amministrazione non ha mai adottato il regolamento?
Sì, ma cambia la natura dell’azione. Se il regolamento manca, la giurisprudenza riconosce comunque al dipendente un’azione risarcitoria per inadempimento dell’amministrazione, con quantificazione del danno parametrata alle stesse regole del regolamento ministeriale di settore. La somma riconosciuta in giudizio tende a coincidere, in pratica, con l’incentivo che sarebbe stato dovuto.
Conviene un’azione collettiva o agire da soli?
Quando i colleghi che hanno lavorato sulle stesse gare condividono la stessa situazione, l’azione collettiva è più efficace. Permette di presentare un quadro probatorio più solido, di ridurre i costi pro capite e di costruire una pressione maggiore sull’amministrazione, che spesso preferisce trovare una soluzione conciliativa quando si trova davanti l’intero ufficio anziché un singolo.
In sintesi
Gli incentivi per funzioni tecniche sono un diritto retributivo riconosciuto dalla legge da oltre vent’anni a chi lavora sulle gare d’appalto pubbliche, anche da una scrivania amministrativa. Molte amministrazioni non li pagano, non perché non siano dovuti, ma perché non attivano i passaggi formali necessari. Il dipendente che non si attiva rischia di perderli per prescrizione. Il dipendente che si attiva, anche solo con una semplice istanza scritta, può recuperare somme significative, soprattutto quando le gare gestite hanno avuto importi rilevanti.
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